会議を4つの段階に分けて考えると良いかも?!

会社ではさまざまな会議が適宜開かれていると思いますが、会議では何らかの結論を出して、会議後に多くの人が何らかの行動を起こすことで会議自体の意義が生じます。

 

結論も出ず誰も行動を起こさないとしたら、その会議の意義はまったくなかった・・・ということになります。

 

会議では、テーマを細分化するとともに進行自体も細分化すると良いと思います。

 

たとえば、会議をテーマごとに

1.報告

2.問題提起

3.協議

4.審議

と4つの段階に分けて進行するようなやり方です。

 

協議の中には討議も含みます。

討議は参加者が自由に意見を言う場・時間であって無理に結論を急ぐ必要はありません。

協議ではその場にいる全員が、ある程度の方向性を決めようと意識を持つことが大切です(そうしないといつまでもダラダラとまとまりのない時間を過ごすことになります)。

 

最後はキチンと「審議」をすることで「結論」を導き出します。

 

そうすることで一応の意思統一がなされ、次の具体的な行動を決めることが可能となります。

テーマを細分化し、進行も細分化することによって、何も考えていなかった無策の時と比べればはるかに円滑に会議が決着すると思います。

 

いわば、小さな目標(マイルストーン)を設定してそれを必ず達成していく・・・といった感じですが、これが効率的かつキレの良い会議のやり方に通じると思います。

 

 

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澤井豊オフィス澤井 代表

投稿者プロフィール

1964年、富山県生まれ。大学卒業後、大手株式専門証券株式会社に入社。学習塾を運営する未上場会社に転職後、会社を東証2部上場および東証1部上場に導く。人事・財務・IR・総務の経営リーダーとしてM&A、会社分割、グループ経営移行を行い、社員研修においては延べ1万人以上に実施。ライフプランに沿って経済的自由を得た後、会社を50歳にて退職。

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