社外メールと社内メールの違い

ビジネスの世界で働く人は、通常「名刺」をみんな持っています。

名刺には、会社名、自分の氏名、肩書などの他に、電話番号やメールアドレスを載せていることがほとんどです。

メールアドレスを載せていて、その名刺を他者に渡した経験がある・・・という人はその責任において「メールアドレスに連絡が来るかもしれない」と認識することが大切です。

名刺にメルアドを記載している以上、「何かあればこのメルアドに連絡をくださいね」ということを暗黙の内に依頼・承知していることを理解しておかなければいけません。

したがって、ビジネスマンは毎日必ず朝・夕の最低2回以上は自分のメールを開いてメールリストをチェックすることが大切だと言えます。

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会社内において、直接会って用件を話さずにメールを送って用件を済ませようとする人がいます。

ある意味では正解で、ある意味では不正解です。なぜなら、社外と違って社内では上司・部下の関係があるからです。

全社的な包括連絡においては、メールは大変便利な道具ですが、それでも完全完璧ではありません。

なぜなら、送っても読まれない可能性があるからです。

たとえば、部下が上司に書類で決裁を仰いだり判断を委ねたりするときも、決して書類を上司のデスクにただ置いておくだけではいけません。

必ず手渡しをするか、仮に上にが不在時にデスクに置いておいたとしても後に口頭で確認して直接会話を交わすことが非常に重要です。

同じようにメールにおいても、メールを送ったことを口頭で伝えるなどして、メールはあくまでも補助的に使うものだという認識が部下の立場では必要なことです。

それをカン違いして、メールを送ったのだから「それを読まない上司が悪い!」と自分に都合の良い解釈をしていたらアウト!・・・ですね。

上司は、必ずしも部下からのメールを読むとは限りません。メールは送れば相手が必ず読むもの・・・というわけではないということです。

一番良いのは、上司があらかじめ部下に「私は社内メールを原則として読まないからどうしてもメールを使うときは事後に口頭で連絡してほしい」と話しておくことです(外部の人でも優秀なビジネスマンであれば、メールを送ったことを丁寧に電話連絡してくれます)。

共通認識を組織内で持っていないと組織力は発揮できません。また、上司の立場にある人が外部からのメールも見る気がないとしたら、そもそも名刺にメルアドを載せてはいけないですね。

名刺に載せている以上、外部からのメールチェックは毎日欠かさず行なうことが必要です。

ただし、社内に置ける部下からのメールについては部下がメールのみに頼りきらないように配慮する姿勢が求められます。

上司部下の関係では直接会って話をするコミュニケーションのほうが重要であることは間違いないと思います。

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澤井豊オフィス澤井 代表

投稿者プロフィール

1964年、富山県生まれ。大学卒業後、大手株式専門証券株式会社に入社。学習塾を運営する未上場会社に転職後、会社を東証2部上場および東証1部上場に導く。人事・財務・IR・総務の経営リーダーとしてM&A、会社分割、グループ経営移行を行い、社員研修においては延べ1万人以上に実施。ライフプランに沿って経済的自由を得た後、会社を50歳にて退職。

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