多くの会社では、業務フローを仕組み化して、一定のマニュアルが存在していることが多く、私はこれが基本的に大事なことだと思っています。
そうした基本があったうえで、基本だけでは対処できないこともあるので「応用」技も必要となっていきます。
大事なのは「基本＋応用」の順であって、「応用＋何か」ではないと思います。
そして、何よりもまずは諸々の「仕組み化」が意図的に構築されていることが重要です。
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「仕組化＝システム化」を図る主な意義は、「社員たちを本来の仕事に単純思考・集中させること」にあります。
仕組みがあることで、余計なことを考えずに自分の仕事に専念することが容易になります。
その結果、効率も効果も上がり、生産性が安定して上がっていきます。
会社におけるシステムとは何か？を理解するには、人間の身体に例えるとわかりやすいかもしれません。
人間の身体はいくつもの臓器や血液や骨や筋肉などでできています。
そして、それら臓器、血液、骨、筋肉はそれぞれに相互作用しています。
その結果、どこかに不具合が生じると他のパーツにも影響が及び、体調が悪くなり、動きづらくなります。
動きづらくなると、身体停止の状態になります。
会社もこれと同じで、どこか一か所のシステムに不調が生じると、他のシステムにも不調が飛び火して、最終的には会社の業務が回らなくなって、会社全体の機能が停止します。
仕組化＝システム化の中では、一部門の仕事はその部門だけのことではなく全体に影響を及ぼすわけですから、常に「全体の中の一部」という意識を持つことが重要です。
自分だけの部門／仕事ではない・・・ということです。
仕組み化が正常に機能している組織では、その前提のもとで、より高度に活発に創意工夫や改善努力がしやすくなります。
仕組み化とは、社員の考えや行動を縛るものではなくて、逆に社員の可能性を広げるものであり、社員の能力を最大限に発揮させるためのもの・・・と理解したほうがベターだと思います。
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