「人にわかりやすく説明する能力」は、上司であれ、部下であれ、すべての企業人に求められます。
また、「人にわかりやすく説明する能力」が高い人ほど会社内で出世する可能性は高く、将来的にも経済的な成功を成し得る確率は高いと思います。
そうした「わかりやすい説明」をするには主に２つのポイントがあります。
１．結論から話し、それに対して補足をする
２．文章を短く区切って話す
たとえば、
上司：「Ａ社の件はどうなっているかな？」
×ダメな例
担当：「実は先方のＸ主任が先週カゼをひいて会社を休んでいるということで、その上司のＹ氏にアポを取るように努力していたのですが、なかなか連絡がとれなくて、でも先日やっと連絡が取れたので早速きのう会いに行ってきました。
会うまではちょっと怖い人かと思っていたのですが、会ってみるとけっこう気さくな上司の方で直接ロビーまで来てくださってその後の話もけっこう盛り上がったと思いますし、こちらの提案を・・・」
→ これでは上司がイライラします。
○良い例
担当：「今週の金曜日までに返事を頂けることになっています。
念のため、木曜日に一度連絡を入れてみます。
私の感触では先方の判断権限を持つ方に直接お会いして話をしているのでまず問題ないと思っています。
ただ、念には念を入れて追加の提案を今準備しているところで・・・」
文章で見ると、そんなに変わりがないように思えるかもしれませんが、実務の中でペラペラと途中経過から話されて、なかなか結論が見えてこないと、聞いているほうはイラつくものです。
結論を先に言うことで、聞くほうはこれから話す内容の全体像を最初につかむことができ、頭の中が整理しやすくなります。
そして、文章を途中で区切ることで理解もしやすくなります。
ビジネスマンには当然のことですが、４月から新社会人になりたての新サラリーマンの人にはぜひ早く実践して身に付けていってもらいたいと思います。
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