わかりやすい説明・報告をするときの留意点2つ

「人にわかりやすく説明する能力」は、上司であれ、部下であれ、すべての企業人に求められます。

また、「人にわかりやすく説明する能力」が高い人ほど会社内で出世する可能性は高く、将来的にも経済的な成功を成し得る確率は高いと思います。

そうした「わかりやすい説明」をするには主に2つのポイントがあります。

1.結論から話し、それに対して補足をする

2.文章を短く区切って話す

たとえば、

上司:「A社の件はどうなっているかな?」

×ダメな例

担当:「実は先方のX主任が先週カゼをひいて会社を休んでいるということで、その上司のY氏にアポを取るように努力していたのですが、なかなか連絡がとれなくて、でも先日やっと連絡が取れたので早速きのう会いに行ってきました。

会うまではちょっと怖い人かと思っていたのですが、会ってみるとけっこう気さくな上司の方で直接ロビーまで来てくださってその後の話もけっこう盛り上がったと思いますし、こちらの提案を・・・」

→ これでは上司がイライラします。

○良い例

担当:「今週の金曜日までに返事を頂けることになっています。

念のため、木曜日に一度連絡を入れてみます。

私の感触では先方の判断権限を持つ方に直接お会いして話をしているのでまず問題ないと思っています。

ただ、念には念を入れて追加の提案を今準備しているところで・・・」

文章で見ると、そんなに変わりがないように思えるかもしれませんが、実務の中でペラペラと途中経過から話されて、なかなか結論が見えてこないと、聞いているほうはイラつくものです。

結論を先に言うことで、聞くほうはこれから話す内容の全体像を最初につかむことができ、頭の中が整理しやすくなります。

そして、文章を途中で区切ることで理解もしやすくなります。

ビジネスマンには当然のことですが、4月から新社会人になりたての新サラリーマンの人にはぜひ早く実践して身に付けていってもらいたいと思います。

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澤井豊オフィス澤井 代表

投稿者プロフィール

1964年、富山県生まれ。大学卒業後、大手株式専門証券株式会社に入社。学習塾を運営する未上場会社に転職後、会社を東証2部上場および東証1部上場に導く。人事・財務・IR・総務の経営リーダーとしてM&A、会社分割、グループ経営移行を行い、社員研修においては延べ1万人以上に実施。ライフプランに沿って経済的自由を得た後、会社を50歳にて退職。

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